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Come Scrivere una Mail Grazie per Aver Prenotato con Noi

Immaginate questo. I vostri ospiti hanno fatto un'escursione con voi e sono stati benissimo. L'esperienza è piaciuta così tanto che stanno prendendo in considerazione l'idea di tornare una seconda volta. Tuttavia, non sentono più parlare della vostra azienda e la sensazione di eccitazione inizia a svanire.
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La vostra azienda non è riuscita a mantenere nessun rapporto con l’ospite e avete perso una seconda vendita.

Il modo in cui comunicate con i vostri ospiti prima, durante e dopo la loro visita è parte integrante dell’esperienza complessiva del cliente.

In questo post scoprirete perché scrivere una mail “Grazie per aver prenotato con noi” è un gesto potente che può trasformare i clienti occasionali in visitatori abituali.

Perché una mail di ringraziamento è importante

Gli ospiti vogliono sentirsi più di un semplice numero quando acquistano una vostra escursione o partecipano ad un tour. La personalizzazione dell’esperienza inizia dal primo touchpoint con il cliente, cioè la notifica via mail o sms con cui confermate la prenotazione.Ogni email inviata è un’opportunità per rafforzare il rapporto tra voi e i vostri ospiti.Quando il cliente ha terminato l’esperienza probabilmente non si aspetta di sentirvi ancora. Una mail di ringraziamento è un modo eccellente per fare un passo avanti nel costruire una relazione con il cliente.Una mail di ringraziamento dovrebbe riconoscere il fatto che oggi gli ospiti hanno una grande varietà di aziende tra cui scegliere. Ringraziamo gli ospiti per aver scelto la vostra azienda. È un gesto piccolo ma potente, che arricchisce l’esperienza di un grande valore umano.Gli ospiti noteranno quando un’azienda esprime gratitudine nei loro confronti, soprattutto quando avrebbero potuto scegliere tra un’altra serie infinita di competitor.

Email automatiche Vs. Email Personali: quando usarle

Per creare una relazione con cliente, la mail di ringraziamento deve essere sincera ed esprimere in maniera chiara la vostra gratitudine. Purtroppo, le email automatizzate possono spesso sembrare robotiche e impersonali.

Un generico “Grazie per aver prenotato con noi” probabilmente non sarà sufficiente.

Le email di ringraziamento devono essere scritte bene e risuonare emotivamente come se fossero state scritte da una persona e rivolte direttamente ad un’altra persona.

Ecco alcuni suggerimenti per far sembrare le mail di ringraziamento automatiche  come se fossero state scritte da una persona reale:

  • Rivolgersi al cliente con il suo nome di battesimo
  • L’oggetto della mail deve essere amichevole
  • Fate trasparire la personalità del vostra azienda
  • Inviate la mail da un indirizzo email della vostra azienda, possibilmente che contenga un nome (es. marta@nomeazienda.it)
  • Firmate con il vostro nome
  • Invitate a rispondervi o contattarvi per qualsiasi richiesta

Quando inviare una email di ringraziamento

Il tempismo è fondamentale. Come in tutti gli stadi della comunicazione c’è sempre un momento e un modo giusto per fare le cose.

Una mail di ringraziamento scritta perfettamente potrebbe non “arrivare” il cliente se inviata nel momento sbagliato.

Il momento migliore per ringraziare i clienti per la loro attività è il giorno stesso o il giorno dopo che hanno concluso l’esperienza con voi.

Una email di ringraziamento è anche un ottimo modo per continuare il rapporto e chiedere una recensione del cliente su Google Bussines Profile (ex Google My Business), Tripadvisor o sul vostro sito.

Cosa includere nella mail di ringraziamento

1. Grazie

Lo scopo principale della è ringraziare gli ospiti, quindi riconoscete il fatto che hanno scelto la vostra azienda tra una serie di altre opzioni e che siete grati per la loro scelta.

Potete iniziare e terminare l’e-mail con una nota di ringraziamento per assicurarvi che il messaggio venga recepito. Per rendere l’e-mail più personale, includete il nome dell’ospite.

Ad esempio, potete iniziare l’e-mail dicendo: “Ciao, Carla! Volevamo ringraziarti per la tua visita”. Poi, potete concludere il messaggio con “Ancora una volta, vogliamo solo esprimere quanto apprezziamo la tua attività, Carla! Speriamo di rivederti presto”.

2. Dettagli sulla prenotazione

Anche in questo caso, la personalizzazione è fondamentale per far sembrare “scritta a mano”, una email automatica. Un modo per personalizzare il messaggio è quello di fare riferimento a dettagli specifici sulla prenotazione dell’ospite. Questo può essere semplice come includere il nome dell’attività, dell’esperienza o della sede nella email.

Ad esempio, il messaggio può dire: “Grazie per esserti unito a noi nella nostra avventura di escursioni in barca a vela a La Maddalena!”.

3. Inviti all'azione

Prima di concludere, incoraggiate il vostro ospite a fare il passo successivo. A questo punto è possibile includere una serie di inviti all’azione, che vanno dalla richiesta di recensioni ai sondaggi sulla soddisfazione dei clienti.

  • Invitate gli ospiti a seguirvi sui social
  • Incoraggiate gli ospiti a condividere la loro esperienza su Instagram utilizzando l’hashtag della vostra azienda
  • Indirizzate gli ospiti al vostro sito web per scaricare le foto dell’esperienza
  • Chiedete agli ospiti di lasciarvi una recensione sulla vostra piattaforma di recensioni preferita
  • Inviate link a sondaggio sulla soddisfazione dei clienti
  • Includete un link al vostro sito web per vendere merchandising o gift card

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